ทำไมต้องมีการจัดอบรมภายในองค์กร

การอบรมภายในองค์กร คือการอบรมที่จัดขึ้นภายในองค์กรเอง โดยใช้ทรัพยากรจากภายในหรือจ้างวิทยากรภายนอกเข้ามาให้ความรู้ การฝึกอบรมรูปแบบนี้มีความยืดหยุ่นสูง และสามารถออกแบบให้ตรงกับความต้องการเฉพาะขององค์กรได้ ไม่ว่าจะเป็นการฝึกทักษะด้านเทคนิคเฉพาะ การเสริมสร้างทักษะการสื่อสาร หรือแม้กระทั่งการพัฒนาภาวะผู้นำ

กระบวนการจัดการอบรมองค์กร

1.วิเคราะห์การหาความจำเป็นในการฝึกอบรม

โดยการวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กรหรือในหน่วยงาน มีปัญหาเรื่องใดที่สามารถแก้ไข ปรับปรุง พัฒนาให้ดีขึ้นได้ด้วยการฝึกอบรม ทักษะใดที่มีความจำเป็นต้องมีการพัฒนาอย่างเร่งด่วน กลุ่มบุคลากรเป้าหมายที่ควรเข้ารับการอบรมเป็นกลุ่มใด ตำแหน่งใด มีจำนวนเท่าใด พฤติกรรมใดบ้างที่ควรจะต้องเปลี่ยนแปลงให้เหมาะสมตรงความต้องการขององค์กร โดยวิธีการที่ใช้ในการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมมีหลายวิธี เช่น การสำรวจโดยใช้วิธีการสังเกตการณ์ การทดสอบ การประเมินผลการปฏิบัติงาน การประชุม เป็นต้น

2.การสร้างหลักสูตรฝึกอบรม

เมื่อทราบแล้วว่ามีปัญหาใดบ้าง ที่จะสามารถแก้ไข พัฒนา ปรับปรุงได้ด้วยการฝึกอบรม พฤติกรรม ทัศนคติการเรียนรู้ ที่ต้องการจะเปลี่ยนแปลงเป็นด้านใด มีกลุ่มเป้าหมายเป็นใคร จากนั้นนำเอาข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์มากำหนดเป็นหลักสูตร โดยประกอบไปด้วยวัตถุประสงค์ของหลักสูตร หัวข้อการอบรม เนื้อหา กำหนดประเภทของการอบรม เทคนิคหรือวิธีการอบรม ระยะเวลา คุณสมบัติของวิทยากรผู้อบรม

3.เขียนโครงการฝึกอบรม

จัดทำเป็นโครงการฝึกอบรมภายในองค์กร ซึ่งมีรายละเอียดที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น โดยแต่ละหน่วยงานจะมีรูปแบบการเขียนโครงการแตกต่างกันไป ผู้เขียนโครงการจะต้องจัดทำรายละเอียดให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้บริหาร ผู้ที่อนุมัติโครงการอบรม สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย และเล็งเห็นถึงประโยชน์ของการดำเนินโครงการ การกำหนดรายละเอียดจะต้องกำหนดให้เป็นไปตามระเบียบและข้อบังคับขององค์กรนั้นๆ โดยทั่วไปแล้วรายละเอียดที่ควรระบุในโครงการ ได้แก่ เหตุผลความเป็นมาของโครงการ วัตถุประสงค์ในการจัดกิจกรรม หลักสูตร หัวข้อวิชาต่างๆ คุณสมบัติของวิทยากรผู้ดำเนินการฝึกอบรม วันเวลาจัดการฝึกอบรม สถานที่อบรม จำนวนผู้เข้าร่วมการอบรม คุณสมบัติของผู้เข้ารับการฝึกอบรม ประมาณการค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ต้องใช้ในการดำเนินโครงการ ผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับจากการฝึกอบรม ประโยชน์ของการฝึกอบรม รวมไปถึงตัวชี้วัดของการดำเนินโครงการ

4.การบริหารเวลาในการจัดโครงการฝึกอบรม

ในการดำเนินการฝึกอบรมภายในองค์กรจะต้องตามแผน การฝึกอบรมภายในองค์กรถึงจะได้ประสิทธิภาพ และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการได้  นอกจากต้องมีวิทยากร ที่มีความรู้ความสามารถ และการจัดหลักสูตรฝึกอบรมที่มีเหมาะสมแล้ว เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องมีความรู้ความเข้าใจในการจัดการฝึกอบรมเป็นอย่างดี สามารถวางแผนและดำเนินการทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

ประโยชน์ของการฝึกอบรม

ประโยชน์ของการฝึกอบรมใน 3 ส่วนหลัก

1.ในระดับพนักงาน การฝึกอบรมจะมีประโยชน์ดังต่อไปนี้

ช่วยส่งเสริมความรู้และความเข้าใจ ซึ่งเป็นการเพิ่มคุณค่าแก่ตนเอง

ช่วยลดอุบัติเหตุหรือการทำงานผิดพลาด

2.ในระดับผู้บังคับบัญชา การฝึกอบรมจะมีประโยชน์ ดังต่อไปนี้

ช่วยทำให้เกิดผลงานที่ดีขึ้น เมื่อตระหนักในบทบาทหน้าที่ และความรับผิดชอบ

ช่วยลดปัญหาและแก้ไขงานที่ผิดพลาด

ช่วยลดภาระในการปกครอง การบังคับบัญชา

ช่วยเสริมสร้างภาวะการเป็นผู้นำที่เก่งงาน เก่งคนและเก่งคิด

3.ในระดับหน่วยงาน/องค์กร การฝึกอบรมจะมีประโยชน์ ดังต่อไปนี้

ช่วยลดค่าใช้จ่ายทางด้านแรงงาน

ช่วยลดความสูญเสียวัสดุอุปกรณ์และค่าใช้จ่ายต่างๆ

ช่วยเพิ่มผลผลิตทั้งทางตรงและทางอ้อม

ช่วยสร้างศูนย์กำไรในการประหยัดค่าใช้จ่ายในสำนักงาน

สรุป

การอบรมภายในองค์กรเป็นอีกหนทางที่ช่วยเพิ่มพูนศักยภาพของคนในองค์กร ท่ามกลางความท้าทายในยุคที่โลกขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี  ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอด ผู้จัดการฝึกอบรมจึงต้องทำความเข้าใจกระบวนการและประโยชน์ของการทำการฝึกอบรมเป็นอย่างดี คอยติดตามผลและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้องค์กรพัฒนาทักษะพนักงานได้อย่างเต็มที่ สามารถแข่งขันกับโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วได้